No passado dia 3 Janeiro, os/as formandos/as do curso Assistente Administrativo/a e formadora Hélia M., realizaram uma visita ao arquivo da valência CERIN- Cercipeniche, no âmbito UFCD 8 “Arquivo-Organização e manutenção”.
Fomos recebidos com grande simpatia e disponibilidade pela Assistente Administrativa Srª Rosário Santos, que nos mostrou e falou sobre as atividades que desenvolve no dia-a-dia no seu posto de trabalho no arquivo ativo/corrente.
Conseguimos associar a realidade observada à matéria que abordada em sala.
Verificámos que o sistema de arquivo é misto, ou seja, o arquivo ativo encontra-se descentralizado e o arquivo inativo está centralizado.
Os arquivadores utilizados são maioritariamente as pastas de argolas e caixas de cartão.
O sistema de arquivo é vertical, deixando os processos do CERIN organizados.
O arquivo está classificado em: registos da correspondência recebida e expedida, material dos fornecedores, faturação e recibos dos clientes, recursos humanos/processos dos colaboradores.
Visualizámos também a base de dados criada pela Srª Rosário que lhe dá acesso a todos os processos que se encontram no arquivo inativo/histórico.
Levou-nos a conhecer o local, sendo que esse arquivo vertical encontra-se situado numa sala onde tem um armário só para esse fim.
Esta visita foi muito elucidativa, ficámos a conhecer melhor como funciona a organização de arquivar vários tipos de documentação, complementamos a aquisição de conhecimentos essenciais sobre as competências de um/a futuro/a Assistente Administrativo/a.
Notícia da responsabilidade de: Fernanda Fernandes e Sandra formandas do curso de Assistente Administrativo - CREAP